Ведущий специалист по техническому документообороту

Наш клиент – крупнейший нефтехимический холдинг.

 

Обязанности:

  • Поддержание системы документооборота проекта, контроль своевременной регистрации и дистрибуции корреспонденции, организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения) в соответствии с регламентами и процедурами Проекта, обеспечение внедрения автоматизации (разработка ТЗ, проведение работ, взаимодействие с подрядчиками и смежными подразделениями, проверка результатов внедрения, анализ и обратная связь по результатам внедрения руководству) и оптимизации процессов документооборота, обеспечение своевременной передачи дел в архив.
  • Разработка внутренних инструкции, процедур, требований, шаблонов, необходимых для организации документооборота на Проекте.
  • Взаимодействие с подразделениями Проекта и Подрядчиками по проектированию, поставкам, строительству по вопросам организации технического документооборота в части корреспонденции и разъяснение требований Заказчика, контроль соблюдения процедуры обмена корреспонденции.
  • Обеспечание эффективного документооборота в части поручений руководителей ИТД, ДУС, МТО по ВхП:
  • распределение ВхП по исполнителям за руководителей (ИТД, ДУС, МТО)
  • контроль исполнения поручений по ВхП за руководителей (ИТД, ДУС, МТО)
  • работа с руководителями (ИТД, ДУС, МТО) по «не понятным» ВхП для определения исполнителя или перенаправления в другую службу
  • работа с исполнителями, напоминание о выполнении поручений руководителей (ИТД, ДУС, МТО), отработка запросов на перенос сроков
  • контроль отправки исходящих ответов и закрытие ВхП по руководителям (ИТД, ДУС, МТО)
  • напоминание руководителям (ИТД, ДУС, МТО) о поручениях ГД по ВхП, формирование запросов на перенос сроков
  • формирование отчета для руководителей (ИТД, ДУС, МТО) по исполнению их поручений по ВхП
  • контроль получения входящих ответов на ИсхП за подписью руководителей (ИТД, ДУС, МТО) с запросом ответов, закрытие ИсхП.

 

Требования:

  • Высшее, в области документационного обеспечения, ПТО, или баз данных, менеджмент; дополнительно экономика, информационные технологии, промышленное и гражданское строительство
  • 3-5 лет опыта работы по специальности
  • Знания и практические навыки в области создания систем документационного обеспечения.
  • Опыт работы в различных системах электронного документооборота (СЭД ДЕЛО, СЭД на базе Документум, 1С, Assai, Capital Projects, Lotus Note, КИС ЕСМ, Directum и др)
  • Знания нормативов, применяемых в области ведения документооборота и создания архива.
  • Знания в области стандартов оформления проектной, рабочей, технической и строительной документации.
  • Продвинутый пользователь MS Office (Excel, Word), желательно знание специализированных ПО (Autocad)
  • Опыт работы со специализированной широкоформатной печатной техникой (инженерные плоттеры, фолдеры)
  • Аналитические навыки подготовки различных форм отчетности с помощью средств Excel (и иных BI систем - прим Tableau, Qlik Sense)
  • MS Office (формулы), Outlook, обязателен опыт работы в EDMS (Системах технического документооборота)
  • Умение составлять офиц.письма, вести протоколы встреч, контролировать исполнение документов/протоколов/поручений
  • Стрессоустойчивость, коммуникабельность, многозадачность, обучаемость
  • Умения систематизировать информацию, работать в команде
  • Английский язык: свободное владение (от Upper-Intermediate)

 

Условия:

  • Место работы – г. Москва, далее релокация в г. Свободный
  • Конкурентная оплата труда.
  • Премии по результатам работы.
  • ДМС и страхование от несчастных случаев и болезней.
  • Оплачиваемая мобильная связь.
  • Развивающие программы и тренинги.



* Согласие на передачу и обработку персональных данных
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» Соискатель выражает свое согласие на передачу и обработку компанией OOO «МПШ Восток» его персональных данных в целях потенциального трудоустройства. К персональным данным относятся следующие сведения: фамилия, имя, отчество Соискателя, дата и место его рождения, адрес проживания, семейное положение, образование, профессия, доходы, а также другая информация, полученная для трудоустройства Соискателя. Обработка персональных данных Соискателя включает сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), уничтожение, использование и распространение персональных данных внутри OOO «МПШ Восток», с применением следующих основных способов обработки, но не ограничиваясь ими: автоматизированная обработка, обработка без использования средств автоматизации, ведение базы данных. Ознакомиться с политикой обработки персональных данных можно здесь.
Ввверх