Наш клиент – крупнейший нефтехимический холдинг.

Обязанности:

• Поддержание системы документооборота проекта, контроль своевременной регистрации и дистрибуции корреспонденции, организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения) в соответствии с регламентами и процедурами Проекта, обеспечение внедрения автоматизации (разработка ТЗ, проведение работ, взаимодействие с подрядчиками и смежными подразделениями, проверка результатов внедрения, анализ и обратная связь по результатам внедрения руководству) и оптимизации процессов документооборота, обеспечение своевременной передачи дел в архив.
• Разработка внутренних инструкции, процедур, требований, шаблонов, необходимых для организации документооборота на Проекте.
• Взаимодействие с подразделениями Проекта и Подрядчиками по проектированию, поставкам, строительству по вопросам организации технического документооборота в части корреспонденции и разъяснение требований Заказчика, контроль соблюдения процедуры обмена корреспонденции.
• Обеспечание эффективного документооборота в части поручений руководителей ИТД, ДУС, МТО по ВхП:

• распределение ВхП по исполнителям за руководителей (ИТД, ДУС, МТО)
• контроль исполнения поручений по ВхП за руководителей (ИТД, ДУС, МТО)
• работа с руководителями (ИТД, ДУС, МТО) по «не понятным» ВхП для определения исполнителя или перенаправления в другую службу
• работа с исполнителями, напоминание о выполнении поручений руководителей (ИТД, ДУС, МТО), отработка запросов на перенос сроков
• контроль отправки исходящих ответов и закрытие ВхП по руководителям (ИТД, ДУС, МТО)
• напоминание руководителям (ИТД, ДУС, МТО) о поручениях ГД по ВхП, формирование запросов на перенос сроков
• формирование отчета для руководителей (ИТД, ДУС, МТО) по исполнению их поручений по ВхП
• контроль получения входящих ответов на ИсхП за подписью руководителей (ИТД, ДУС, МТО) с запросом ответов, закрытие ИсхП.

Требования:

• Высшее, в области документационного обеспечения, ПТО, или баз данных, менеджмент; дополнительно экономика, информационные технологии, промышленное и гражданское строительство
• 3-5 лет опыта работы по специальности
• Знания и практические навыки в области создания систем документационного обеспечения.
• Опыт работы в различных системах электронного документооборота (СЭД ДЕЛО, СЭД на базе Документум, 1С, Assai, Capital Projects, Lotus Note, КИС ЕСМ, Directum и др)
• Знания нормативов, применяемых в области ведения документооборота и создания архива.
• Знания в области стандартов оформления проектной, рабочей, технической и строительной документации.
• Продвинутый пользователь MS Office (Excel, Word), желательно знание специализированных ПО (Autocad)
• Опыт работы со специализированной широкоформатной печатной техникой (инженерные плоттеры, фолдеры)
• Аналитические навыки подготовки различных форм отчетности с помощью средств Excel (и иных BI систем - прим Tableau, Qlik Sense)
• MS Office (формулы), Outlook, обязателен опыт работы в EDMS (Системах технического документооборота)
• Умение составлять офиц.письма, вести протоколы встреч, контролировать исполнение документов/протоколов/поручений
• Стрессоустойчивость, коммуникабельность, многозадачность, обучаемость
• Умения систематизировать информацию, работать в команде
• Английский язык: свободное владение (от Upper-Intermediate)

Условия:

• Место работы – г. Москва, далее релокация в г. Свободный
• Конкурентная оплата труда.
• Премии по результатам работы.
• ДМС и страхование от несчастных случаев и болезней.
• Оплачиваемая мобильная связь.
• Развивающие программы и тренинги.